Odsłony: 721

Dokumenty w ciągłym ruchu

Systemy obiegu dokumentów usprawniają pracę w sposób znaczący, automatyzują typowe, powtarzalne czynności związane z codzienną pracą.

Każde przedsiębiorstwo każdego cyklu wprowadza zestaw tycha samych dokumentów, np. faktura sprzedaży, faktura kosztowa, wniosek urlopowy, czy delegacja oraz wiele innych dokumentów. Jest to pierwsza ważna rzecz w przedsiębiorstwie aby usprawnić działanie takich obiegów dokumentów.

 

Zewnętrzne dokumenty powinny być uporządkowane zgodnie z właściwościami miejscowymi i rzeczowymi. Zazwyczaj system obiegu dokumentów posiada funkcję powiadomienia mailem, bądź stosownego komunikatu. Usprawnia to wiele działań, gdyż daje możliwość automatycznej dekrementacji dokumentów na podstawie standardowych danych.

Systemy obiegu dokumentów informują stosowne osoby o stanie każdego dokumentu, daje to wiele możliwości ingerencji w dokument, na jakim jest etapie, identyfikacja jego miejsca, gdzie obiekt napotkał problemy, co w porównaniu z pracą papierową jest nie do przecenienia.

Wielkie zalety systemu obiegu dokumentów widoczny jest w kancelaraich, gdzie zadania regulowane są poprzez przepisy oraz tworzone w sposób automatyczny urządzenia kancelaryjne:

  • dziennik
  • terminarz
  • rejestr

Dobry system obiegu dokumentów musi poradzić sobie rozwiązywaniem problemu z nieobecnością pracowników. Jeśli bowiem osoba odpowiedzialna za załatwienie danej sprawy jest nieobecna to system musi posiadać odpowiednie informacje aby inny pracownik mógł załatwić bieżące sprawy, czego przykładem może być zatwierdzenie wypłaty. Obieg powinien uwzględnić także przypadki i sprawdzać dostępność np. poprzez oprogramowanie ERP za pomocą API.